網上虛擬資料室的選擇非常多，而日益激烈的競爭也迫使管理層持續尋找提升效率和安全性的方案。

虛擬資料室（Virtual Data Room，VDR）是一種用於存儲和處理文件化資訊（例如各類文件、契約等）的託管服務。它通常以網站形式運作，企業及個人可以放心地用來保護各類公司及機密資料。

虛擬資料室使用方便，並能為不同類型的機構提供文件安全保障，常見行業包括但不限於：
・會計
・投資及銀行業
・房地產企業
・顧問及諮詢服務
・能源與發電行業
・醫療及製藥
・生物與環境科學
・資訊科技及媒體
・法律服務

線上虛擬資料室供應商在併購（M&A）及其他類型的交易中極具價值，因為這是保存與被收購或出售企業及資產相關資料的最安全方式之一。這些資料有助於交易各方監察整個過程，並為所有參與者提供適當的透明度。

資料室大大提升了盡職調查流程的效率，而盡職調查是任何交易不可或缺的一部分，亦為所有商業活動提供法律基礎。

另一方面，文件安全管理服務會採用先進的存取控制功能，以方便客戶使用，同時消除未經授權使用資料及被入侵的風險。為達到此目的，服務商會使用先進軟件、加密技術、身份驗證、防毒保護以及其他工具和技術，以確保資料獲得最大程度的安全保障。

安全的虛擬資料室會為用戶提供登入帳號、密碼和安全驗證碼，這些驗證碼會以 SMS 或其他安全方式傳送至用戶的手機。

完善而安全的虛擬資料室應具備易用且直觀的文件管理系統，包括簡便的搜尋功能及檔案分組算法。例如，若資訊分散存放於多個文件中，系統應提供工具讓用戶能夠將相關文件分組為同一類別，方便搜尋及取用。

最後，用戶應能夠在資料庫中直接修改其文件，確保工作流程順暢無阻。

市場上有大量虛擬資料室服務供應商，而且數量仍在迅速增長。在這種情況下，要選擇適合的服務變得相對困難，因為並非所有服務都適用於每一類型的企業。基於上述原因，建議按照以下標準選擇安全可靠的虛擬資料室（VDR）：

  • 文件安全性
  • 存取安全性
  • 供應商聲譽
  • 價格

文件安全性
 文件安全管理是虛擬資料室存儲資訊的核心。由於線上資料室服務主要用於保存文件，用戶應能夠在無安全顧慮的情況下輕鬆管理其文件。特別是，用戶應能夠交換及分發文件中的資訊，同時確保所有操作都在安全環境下進行，並且不會有任何資料被未經授權的第三方取得。

在併購（M&A）交易及盡職調查過程中，文件安全的重要性尤為突出。這些流程通常需要共享大量敏感資訊，增加了資料外洩及被竊取的風險。在此情況下，安全的虛擬資料室便成為不可或缺的工具。

存取安全性
 大多數線上資料存儲服務都採用文件安全技術和功能，以防止未經授權的文件使用。例如，一旦文件從虛擬資料室下載，系統會自動加入動態浮水印，內容包括用戶姓名（有時也包括 IP 地址）、下載日期及項目名稱。

安全的虛擬資料室亦可能使用「文件到期」技術：若第三方嘗試下載文件，系統會啟動文件銷毀程序，令文件在被打開前即自動失效或被鎖定。此技術可有效防止未授權的存取和分發。

在某些情況下，系統亦可啟用「限制瀏覽」功能，將文件的大部分內容自動隱藏或模糊化，使第三方無法閱讀。

安全的線上資料室允許用戶自訂及套用各種文件保護設定。用戶可以為不同類別的使用者設定分享、瀏覽、下載、列印及編輯的權限，並自行決定哪些人能接觸企業的機密資訊。每位用戶都可以被分配不同的文件權限：部分用戶可以對文件進行完整操作，而另一些用戶甚至可能無法查看文件內容。

獲認證及安全的虛擬資料室服務供應商
 選擇最佳的虛擬資料室（VDR）服務供應商對初次使用者而言尤其具挑戰性。市場上有大量新舊公司可供選擇，而要作出正確判斷並確保文件安全管理得當，往往需要投入大量時間和精力。由於所處理的是敏感資訊，因此代價可能十分高昂。

在這種情況下，用戶必須格外謹慎，並清楚知道他們願意支付的價格所應包含的服務。他們需要確信虛擬資料室提供的工具、技術與政策均符合企業的實際需求。市面上有許多功能豐富的線上資料室供應商，但部分供應商所提供的功能未必適用於每個企業的個別情況，因而存在功能過剩或不必要的風險。

為免混淆，用戶應先明確列出自身的目標與策略，建立一套適合自己業務的虛擬資料室需求模板，並在作出最終決定前進行全面的資料室比較。建議至少評估四至五個較具知名度的資料庫服務。一般而言，優質的資料室供應商會提供詳細資訊，並樂於直接與潛在客戶溝通，甚至提供試用版本。試用版本通常包含基本功能，供潛在客戶在限時期間（例如 30 天）進行實際測試。

另一個重要的參考來源是用戶評價：閱讀其他使用者對安全線上資料室的意見，並從中得出自己的結論。