在任何併購交易中 ，盡職調查都是至關重要的一步。 投資者或買家調查公司的資訊 ，可更好地瞭解他們正在收購或合併的資產。

盡職調查虛擬資料室 （也稱為盡職調查VDR或DD資料室 ）可幫助公司提高評估效率並縮短交易時間。 本指南將介紹使用盡職調查資料室的好處 ，並提供一些關於選擇正確的供應商和為盡職調查準備資料室的實用建議。

什麼是線上盡職調查 ？

盡職調查是買方為評估其潛在投資的實際價值而進行的審計。 隨著世界變得越來越數字化 ，在網上進行盡職調查是一種越來越普遍的做法。

盡職調查專家 、第三方顧問、買方和賣方都面臨大量資訊，包括法律和財務檔案、公司記錄和商業祕密。 難怪需要幾個月的時間才能完成評估。

向線上盡職調查的轉變可以帶來更快 、更有組織的審計，從而提高交易成功的機會。 另一方面 ，它也帶來了新的問題，比如線上儲存資料的安全性，以及它對黑客攻擊的脆弱性。 此時 ，虛擬資料室成為人們關注的焦點。

為什麼企業選擇虛擬資料室進行盡職調查 ？

合規性

盡職調查資料室的設計考慮到了安全性 ，因此大多數提供商都符合現有的最嚴格的標準，包括：

  • GDPR
  • 隱私保護合規性
  • ISO 9001 /27001標準
  • SOC 1和 2
  • 特定於行業的標準 ，如醫療保健HIPAA

安全功能

除了法規遵從性之外 ，資料室還具有安全功能，包括 ：

  • 完整的訪問控制
  • 能夠分配不同的檢視許可權
  • 訪問限制
  • 動態水印
  • 遠端資料鎖定或擦除 ，即使對於下載的檔案也是如此

藉助這些功能 ，虛擬資料室可防止未經授權的使用者檢視或複製您的檔案，並降低資料洩露的風險。

更輕鬆的文件管理

VDR盡職調查流程需要需要大量完美組織的資料。 雖然其中一些可能已經是數字化的 ，但其他的仍需要數字化和上傳。 盡職調查資料室使檔案更加有條理 ，因此更加透明。 同時 ，VDR提供的自動化工具將允許您專注於更有價值的任務，而不是處理日常工作。

增強的使用者互動

虛擬ata房間是一個協同工作的平臺。 您的合作伙伴需要向您提問 、留言或要求您提供更多資訊。 您可以在資料室內進行通訊 ，以確保每個人都能及時看到必要的資訊，而不是處理幾十封可能會持續數週未開啟的電子郵件。

如何為盡職調查準備虛擬資料室 ？

1. 獲取盡職調查清單

根據您的專案 ，可能會要求您提供不同的檔案型別，因此請首先列出您需要的內容。 一些資料室提供商為不同的盡職調查方案提供了清單。 在盡職調查專家編制出更全面的清單之前 ，使用它們可以節省時間並更熟悉準備的內容。

2 、 收集和掃描檔案

有了盡職調查清單 ，你就可以開始編輯電子檔案和數字化硬拷貝。 選擇解析度為 200 DPI的黑白掃描 ，這通常足以滿足VDR盡職調查的需要。 此外 ，請確保儘可能選擇最小的檔案大小，這樣可以節省上載時間。

3 、 設想一個清晰的命名系統

命名檔案時的主要規則是：前後一致、直截了當。 對你和你的團隊來說顯而易見的事情可能對你的合作伙伴和僱傭的第三方專家沒有任何意義。 所以 ，從他們的角度來想一些很清楚的名字。

4 、 建立有效的資料室索引

資料室的索引功能類似於一本書的目錄。 該索引顯示了資料庫中所有上傳檔案的結構 ，對於簡化使用者導航和確保文件透明度至關重要。 換句話說 ，你的檔案結構組織得越好，盡職調查的進度就越快。

讓您的索引對所有相關方來說都是合理的和可理解的。 確定好您的主要類別 ，如法律、財務或運營文件。

5 、 上載檔案

有了掃描的 、命名的和組織好的檔案，您就可以繼續上載了。 建立資料室專案名稱並將檔案拖到工作區。 上載速度將高度依賴於盡職調查VDR的功能。

6 、 設定訪問許可權

凍結索引後 ，選擇組或單個使用者並決定其訪問級別。 例如 ，第三方顧問只能檢視，而您組中的成員可以檢視、編輯和下載他們需要的內容。

7 、 開展盡職調查

設定使用者許可權後 ，可以開始執行盡職調查，包括執行請求和上載其他文件 、回答問題以及監控使用者活動，以檢查買方的興趣或管理您自己的員工。

在虛擬資料室中可以執行哪些型別的盡職調查 ？

以下是適用於資料庫的 9種盡職調查型別的詳細說明：

  • 財務 （會計）。 這可能是在談論盡職調查時想到的第一種型別。 該流程通過審計相關記錄 、報表、公司預測和庫存計劃來評估整體財務穩定性。
  • 法律。 法律盡職調查專家通過檢查公司的合同 、會議記錄和公司檔案來確定公司是否可靠或存在法律問題。
  • 人力資源。 該盡職調查評估公司的結構 、與員工的關係，包括職位空缺、薪酬、合同和爭議。
  • 運營。 盡職調查檢查與公司運營和製造過程相關的可能風險 ，包括資產、設施、技術等。
  • 環境。這種盡職調查旨在評估一家公司是否遵守環境法規以及可能受到的處罰。
  • 業務。 盡職調查允許公司預測和評估交易的影響 、風險以及公司在市場和客戶中的地位的前景。
  • IT。 IT盡職調查確定IT支出是否符合公司的規模和目標。
  • 戰略契合度。 盡職調查使公司能夠確認其目標和目的是否相符。
  • 自我評估。 在繼續交易之前 ，公司可能會評估自己的目標，以及交易可能帶來的收益和風險。